Pienillä rutiinimuutoksilla sähköpostiviestinnästäkin saa sujuvampaa. Jos et ole aiemmin kyseenalaistanut miten käytät sähköpostia tai miten voisit tehostaa viestintääsi, saat varmasti ideoita nyt. Älä yritä muuttaa toimintaa kerralla. Aloita siitä, mikä aiheuttaa eniten vaivaa.
1. Avaa viesti ainoastaan silloin, kun voit samalta istumalta vastata siihen
Älä avaa saapuneita sähköpostiviestejä päättömästi, vaan käytä uteliaisuutta hyväksi. Tee sopimus itsesi kanssa. Avaat viestin ainostaan kerran ja vastaat siihen samalta istumalta. Uteliaisuus auttaa avaamaan uuden viestin, mutta siihen palaaminen myöhemmin on uuvuttavaa. Pahimmillaan se unohtuu.
2. Merkitse viesti lukemattomaksi, kunnes vastaat siihen
Joskus viesti jää kesken tai se kaipaa lisäselvityksiä. Älä jätä viestiä lojumaan avattuna sähköpostilaatikossa. Merkitse viesti lukemattomaksi niin pitkäksi aikaa, kunnes vastaat siihen. Avaamaton viesti muistuttaa sinua palaamaan asiaan. Pidä lukemattomien viestien määrä maksimissaan 10-15 viestissä.
3. Tallenna useimmin toistuvat infot luonnoksiin
Pidä toistuvia tekstejä tai infoja luonnoksissa tai tietokoneen työpöydällä. Tällaisia voi olla esimerkiksi hintatiedot, saapumisohjeet liikkeeseen tai valmistautumisohjeet. Kopioi sieltä joko kokonaisia tekstejä tai tekstin osia sähköposteihin. Muutama sanamuutos riittää usein personoimaan viestin. Säästät aikaa ja pidät huolen, ettet unohda toimittaa tärkeitä tietoja.
4. Käytä sähköpostikansioita tai -tunnisteita
Älä lepuuta sähköpostiviestejä saapuneet-kansiossa. Sinne kuuluu ainoastaan lukemattomat viestit tai myöhemmin huomiota vaativat sähköpostit. Kun olet vastannut viestiin, siirrä se aina johonkin kansioon tai tunnisteen alle. Jos käytät samassa työ- ja henkilökohtaista sähköpostia, tee työlle oma tunniste. Hyödyllisiä tunnisteita ovat myös kirjanpito, säilytettävät ja väliaikaiset.
5. Käytä tehokasta viestintää
Vältä edestakaisin vaativaa viestintää. Jos esimerkiksi ehdotat ajankohtaa, anna useampi vaihtoehto. Pyydä samalla asiakasta ehdottamaan muutamaa aikaa, jos ehdotuksesi eivät sovi. Kirjoita ytimekkäästi. Jaa sopivia linkkejä nettisivuille, joista asiakas löytää lisätietoja, sen sijaan, että yrität jakaa kaiken oleellisen tekstitse. Myös sähköpostiliitteenä toimitetut PDF-tiedostot toimivat hyvin.
6. Liitä sähköpostilaskun maksutiedot viestiin
Jos toimitat laskuja sähköpostitse, liitä viestikenttään maksutiedot. Asiakas saa kopioitua ne helpommin puhelimella viestistä, kuin pdf-tiedostosta.
7. Avaa sähköposti 1-2 kertaa päivässä
Rajaa itsellesi selkeä aika, jolloin vastaat viesteihin. Poista sähköposti-ilmoitukset puhelimesta. Lue viestit kerran tai kaksi päivässä ja reagoi niihin heti. Kun tästä tekee rutiinin, josta ei neuvottele, sähköpostikaaos pysyy poissa.
Vastaa