Helppo strategia tehokkaampaan työskentelyyn

Jaan yhden pienen ja todella yksinkertaisen muutoksen, joka teki työpäivistäni tehokkaampia ja järjestelmällisempiä. Sama lopputulos, ellei jopa parempi, aikaa ja vaivaa säästäen.

Jaan kanssasi tavan, jolla ylläpidän to do -listoja, eli tehtävälistoja. Kyllä, kuulit oikein – tehtävälistoja monikkomuodossa. Tehtävälistan tärkein tehtävä on viedä mieltäsi kuormittavia asioita johonkin, josta löydät ne tarvittaessa. Jos olet samanlainen kuin minä, ahdistut kuitenkin lähinnä yhdestä pitkästä listasta, josta on vaikea hahmottaa mikä on tärkeää tai millä on kiire.

Alla esittämän idea ei ole minun kehittämä, mutta en osaa sanoa mistä tämä metodi on alunperin. Se voi kuitenkin mullistaa myös sinun työskentelyn.

Esittelen sinulle neljä eri tehtävälistaa.

Lista 1: Kiireelliset ja tärkeät

Ensin teet listan, johon tulee kiireelliset ja tärkeät. Tämä on tehtävälista, johon tulee vain kyseisenä päivänä ehdottomasti suoritettavat tehtävät. Tärkeintä on voida luottaa omaan prosessiin ja siihen kuuluu olennaisesti lupaukset itselle.

Jokainen tehtävä, joka tälle listalle tulee kirjattua, on siis myös tehtävä päivän aikana. Laitan tähän listaan maksimissaan kolme tehtävää, koska listan täytyy olla realistinen ja se ei saa tuntua kuormittavalta.

Lista 2: Kiireelliset, ei niin tärkeät

Seuraavaksi tärkein lista, kuten varmaan arvasit. Vaikka listassa on myös kiireelliset tehtävät, nämä on niitä töitä, jotka voi todella tiukan paikan tullen siirtää seuraavaan päivään.

Tähän listaan en laita esimerkiksi asiakastöitä, jos niiden deadline on vastassa. Saatan kuitenkin laittaa kiireisellä viikolla blogitekstin kirjoittamisen tähän kohtaan. Vaikka julkaisen joka torstai uuden tekstin, se on todellisuudessa neuvoteltavissa.

Lista 3: Ei kiireelliset, mutta tärkeät

Tästä ystäväni, tulee todennäköisesti pisin tehtävälistasi. Ole siis tietoinen siitä onko tehtävä oikeasti tärkeä. Tehtävän tärkeysasteen voi mitata helposti miettimällä millainen vaikutus lopputuloksella on.

Esimerkiksi:
Uudet käyntikortit = hyvin pieni vaikutus
Ajankohtainen markkinointikampanja = onnistuessaan iso vaikutus

Jos aiemmat ja tärkeämmät tehtävälistat tyhjenevät, onneksi olkoon, pääset hyvillä mielin näiden kimppuun. Kehotan näitä tekemään myös tärkeämpien tehtävien välissä, muuten nämä jäävät usein tekemättä.

Jos tarvitset nopean onnistumisen ennen flow-tilaan pääsyä, aloita tekemällä tältä listalta jokin pieni tehtävä ennen listan 1 & 2 tehtäviä.

Lista 4: Ei kiireelliset, ei niin tärkeät

Nyt ehkä mietit, että miksi tällainen lista edes on. Tämä ajaa kahta asiaa. Tälle listalle saat laittaa kaikki ne ideat, jotka tulee vastaan, mutta häviää yhtä nopeasti, koska juuri sillä hetkellä ei ole aikaa.

”Pitäis tehdä tällänen, sit kun on aikaa…”
”Täytyy tutustua tähän lisää jossain kohtaa”

Osa ideoista osoittautuu varmasti turhaksi myöhemmin, mutta osa on niin nerokkaita, että niihin kannattaa palata myöhemmin.

Toinen syy on sama kuin edellisellä listalla – tee näitä, aina kun on esimerkiksi 10 minuuttia aikaa ennen tapaamista tai tarvitset aikaansaamisen tunteen.

Työkalu

Omassa käytössäni Trello on ollut ehdottomasti paras työkalu tähän, sillä sen avulla saan kirjoitettua muistilappujen sisälle lisätietoja ja tarvittaessa siirrettyä niitä taulusta toiseen.